袁思本
（南京森林公安高等專科學校圖書館，江蘇 南京210046）
關鍵詞：高校圖書館；辦公室工作；行政管理：工作效率
摘 要：高校圖書館行政管理工作頭緒多而雜是其特點，尤其是中小型的學校，軟硬件條件差、人員配備少等特點制約了其工作效率的提高。本文試從工作實踐中總結中小型高校圖書館行政管理工作的問題與經驗，探討提高工作效率的途徑。
中圖分類號：G258.6 文獻標識碼：A
文章編號：1003-1588(2010)04-0130-02
1 中小型圖書館行政管理工作存在的不足
中小型高校圖書館主要是針對相對人數較多、館舍面積大、辦館資金充足的圖書館而言，可以既包括高職高專院校，也包括規模較小的本科綜合性院校。這些圖書館的館辦工作存在這樣或那樣的不足，總體上可以歸納為以下三個大問題。
1.1規模小、人員少、職能多而亂
筆者咨詢了江蘇省20多所中小規模高校．發現絕大多數圖書館辦公室只配備1人，少數配備2人。然而辦公室的常規工作卻一項不能少，包括制定工作計劃和規章制度、統計分析、工作考核、起草文件、檔案管理、對外溝通、對外宣傳、開展讀者活動、辦公用品和勞保用品的管理、資產管理等眾多工作。其中有些可以歸屬其他部門負責，有些只需要館辦協調處理，卻全由館辦包辦，這直接影響了自身的工作效率與對外聲譽。
1.2資金少，條件弱，信息化不足
中小規模圖書館自身辦館經費不充足．館辦工作也常常缺乏信息化的系統管理來輔助工作．問題主要體現在：(1)文件與檔案管理處于原始計算機化，即一般采用單機存儲電子稿而收藏打印稿的方式。(2)固定資產管理運用卡片、單證等紙質介質來進行，不能與學校層面的系統共享資源或對接。(3)工作人員一旦不在崗，時間安排、進度檢查、事務提醒、效果檢查等工作就會受影響。(4)人工填表的考勤工作不能直觀體現細節和統計，也不利于領導及時掌握職工出勤情況。(5)工作量、文件、固定資產、考勤管理等等都需要一套科學的、準確的、真實的、相對固定的辦法，手工處理不但慢且易出錯。
1.3頭緒多，素質欠，辦事效率低
公室工作的上傳下達中樞地位決定了其工作經常處于矛盾的焦點，既有館領導的嚴格要求，也有群眾的高度關注，協調不好就會產生矛盾。另外，近些年不少學校進行了人事改革，實行雇員制的不在少數，而中小規模館人員少．館辦工作多數由正式編制的老同志承擔。面對現代化辦公室管理工作要求，老同志在信息化素養、設備使用、工作方法創新等方面還此較欠缺，習慣老一套的辦事方式，當工作量增大、事物頭緒繁雜的時候，往往跟不上節奏，影響了工作效率。
2 中小型圖書館辦公室工作改進原則
2.1重點原則
館辦的工作不是全面開花，應該突出服務讀者，對內對外聯系紐帶的作用。日常工作有所為有所不為，對于固定性業務工作和臨時性工作也應有輕急緩重的考慮，避免目標模糊、缺乏崗位個性的現象出現。
2.2簡潔原則
針對館辦工作多而雜的特點，應能做到去繁存簡，即用簡單快捷的方式完成日常業務工作。這需要工作人員認真的總結經驗、歸納總結，體制要簡潔，分類要清楚，流程要明細，執行要簡單。
2.3節儉原則
提高信息化水平不是要求鋪張浪費，也不是要求一味追求先進，而應該堅持節儉的原則，利用現有的計算機網絡環境和免費的信息資源及軟件環境，保證最小投資下的利益最大化。
4.高效原則
人少、資金少、規模小的前提決定了中小規模圖書館辦公室的工作一定要講實效，而且要高效，這樣才能減輕工作人員的壓力，提高辦事的效率，達到領導和群眾的滿意。
3中小型圖書館辦公室管理工作改進措施
3.1明確服務本位，理順職能定位
圖書館辦公室的宗旨是服務，服務對象是館領導、館部門、校部門和廣大讀者。館辦工作的內容應該包含常規業務辦理與組織協調監督兩個大的方面。在涉及到多個部門工作的時候，館辦應該起到的是分解、組織統籌的作用，而不是全盤包攬。
3.2制定科學目標，完善科學管理
3.2.1科學的工作目標可分為近期、中期、遠期目標，對于人少任務多的中小規模館顯得尤為重要。同時．館辦應能將自己部門的工作目標同全館各部門的工作統一起來，充分考慮到工作任務之間的相互補充、相互制約、相互協調的特性，將總體目標任務進行分解，形成總體目標與各科分項目標相互銜接、緊密聯系的責任制體系，這樣有利于調動人力、物力、財力，增強工作活力，提高辦事效率。