王惠英
(伊犁師范學院圖書館，新疆伊犁83500)
關鍵詞：架位核算；Excel表格；排列；組合
提要；文章首先闡述了當圖書館所進圖書達到一定數量，書庫還有寬闊的空間，而書架不夠用時，采用增添新書架的方法，解決藏書放不下的問題。說明了避免進行重復、繁重的排架、倒架工作，應提前進行藏書架位核算，制作Excel表格；討論了先在Excel表格中進行藏書架位的排列、組合，然后再將表格中的準確數據應用于實踐。
中圖分類號：G253.5文獻標識碼；A文章編號：1003-1588（2013）02-0023-03
收稿日期：2013-01-22
作者簡介：王惠英（1958-），伊犁師范學院圖書館副研究館員。
圖書館開展各項讀者服務工作的主要基礎，就是對館藏資源不斷地進行補充。隨著藏書規模的不斷擴大，當圖書館的書架不夠用時，我們一搬采用兩種方法：一是書庫沒有多余空間時，將陳舊用處不大或副本比較多的圖書剔舊；二是書庫還有多余空間時，則購買新書架，重新組織書庫藏書布局，這就需要對館藏圖書進行重新排架、倒架，為了減輕員工的勞動強度，我館樣本書庫采用對藏書需用架位進行提前核算、測定架位的方法。文章研究與闡述的就是藏書架位核算在Excel表格中的排列、組合及實踐。
1藏書架位核算的意義分析
一是能準確地估算藏書原來所占用架位是多少，現應預留多少架位，可減少對藏書進行頻繁的倒架、排架，減輕員工的勞動強度，提高工作效率；二是能使圖書倒架、排架工作規范、準確、合理、科學，有效保管藏書；三是能準確地估算藏書架位，藏書布局保持穩定性，就不會因員工對藏書進行頻繁倒架、排架，而影響讀者正常閱覽圖書。
2藏書架位核算的前期工作
2.1準備藏書架位核算的工具
準備工具：筆記本、標簽、不粘膠、剪刀、中性筆、電腦。
2.2明確了解我院學科建設及本館進書狀況
首先遵循學科性、特色性、專業性、前瞻性等原則，其次參考本館每年每類圖書進書量。依據我院學科建設的發展方向以及目前課程設置等具體情況，分析讀者需求，即：要明確哪些圖書讀者需求量多，哪些圖書讀者需求量少。作為地方民族高校圖書館，我館采集圖書時，注重購置適合師范院校教學需用圖書和地方民族特色圖書。
2.3準確統計樣本書庫藏書架位情況
仔細登記樣本書庫每類藏書的原來實際占用架位是多少，統計新進書架是多少。然后制定核算圖書架位的具體方案，把所有的數據都填寫進Excel表格，核算出重新組織藏書時，每類圖書應預留多少架位，目前需用的架位準確空間應該是多少。
2.4進行樣本書庫目前所需架位測定
例如：我館2010年搬遷新館時，為樣本書庫購置195組書架，搬遷到新館后，因大量進新書，藏書飽和，2012年又為樣本增添新書架41組，那么，核算結果如下：
現共有書架=195（組）+41（組）=236（組）
3藏書架位在Excel表格中的排列、組合與核算
3.1樣本書庫藏書預留架位的原則
把原來藏書占用的實際數據填寫在Excel表格上，學科類目需求量大的圖書，多預留架位，如：哲學B、政治法律D、文化教育體育類G、語言文字類H、文學類I等，這些是我院開設的主要課程，因此漢文社科類圖書預留架位共是27組，見表1；哈薩克語種和維吾爾語種的圖書，主要購置渠道是新疆本省一些出版社、北京民族出版社等出版的圖書，雖然每年出版的種類不多，只要出版，我館基本上都采購，所以也多預留架位。如：哈文圖書是4組；維文圖書也是4組，見表1；學科類目進書量小的圖書，少預留架位，如：綜合類Z預留書架是0.5組，見表1；外文圖書因原來就有充足的預留空間，預留架位是0組。
3.2文種藏書架位在Excel表格中的排列、組合與核算
如果整個書庫藏書進行重新組織，根據以上條件制作Excel表格1，填寫具體數據，進行藏書架位核算，以組為核算單位，在表格中有以下兩種核算公式。
一是用橫向公式：即：各文種、學科總書架用量=漢文社科類+漢文自科類+漢文綜合類+維文+哈文+外文，見表1。
二是用縱向公式：套用SUM=B5=B3+B4①（B3、B4、B5，分別表示具體數據在Excel表格中的位置），也可以為：SUM=Ｃ5=Ｃ3+Ｃ4① ，等等，以后有類似情況，以此類推，即：現書架用量測定和=原來所占書架實際數量+預留書架數量。在Excel表格中用鼠標點擊求和項，可核算出，現文種、學科藏書需用書架數量合計：漢文社科類是108（組）；漢文自科類是59（組）；漢文綜合類是5（組）；維文是20（組）；哈文是16（組），外文是28（組）。