許惠 石羨
（廈門市圖書館，福建 廈門361012）
關鍵詞:數碼照片;照片檔案;檔案管理
摘要:隨著數碼相機的普及，數碼照片逐步取代了傳統的膠卷照片。按數碼照片檔案管理的流程，從數碼照片檔案的收集和歸檔、數碼照片審核、數碼照片檔案整理以及數碼照片檔案的保管四個方面，探討了拍攝者與檔案管理員的工作分工，并結合工作實際就如何與時俱進，選擇適用于圖書館的有效方式，管好、用好圖書館的數碼照片檔案進行探索。
中圖分類號:G251文獻標識碼: A文章編號：1003-1588(2012)02-0038-03
收稿日期：2012-02-26
作者簡介：許惠石羨（1978-），廈門市圖書館館員。
圖書館照片檔案是圖書館在各項活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史紀錄。傳統照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。而數碼照片是用數碼相機、掃描儀等設備獲取的以數字形式存儲于光盤、磁盤等載體上，依賴計算機系統閱讀、處理并可在通信網絡上傳送的靜態圖像文件。它既是同傳統照片一樣的光學照片，延續傳統檔案的特性，又是電子文件的一個分支學科，但又異于純文字的電子文件。目前國家還沒有出臺數碼照片的相關標準、規范，沒有形成一個得到廣泛認可的數碼照片檔案管理方法。因此當前只能遵循已有的《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）和《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002），以有利于檔案的完整成套、有利于安全管理、有利于利用為原則，簡化整理、深化檢索，思考、實踐適用于圖書館的有效措施，以加強圖書館數碼照片檔案管理工作。
1數碼照片檔案的收集和歸檔
1.1收集、歸檔范圍
由于數碼照片具有拍攝簡單、成像迅速、處理快捷、傳輸范圍廣、編輯手段豐富等特點，其收集歸檔范圍比起傳統的紙質照片更為廣泛。目前可以參照國家《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）的要求，凡是反映本單位工作活動、具有查考利用價值的數碼照片均屬收集范圍。各單位可以從成本、效率、科學、規范性等方面進行考量，制定本單位數碼照片管理規則，設定門檻。檔案移交時，有些形成者認為具體歸檔范圍應由檔案員定，把照片一股腦發給檔案員。這是一個誤區。實際上應由各個形成者提出具體歸檔范圍，形成者決定哪些要入檔，最后形成每個單位自己的歸檔范圍規范。形成由形成者、承辦者進行整理、刪減后再移交檔案室的流程。
1.2收集、歸檔要求
1.2.1數碼照片的篩選
由于數碼相機的普及，攝影模式和拍攝方法也高度智能化和自動化。存儲載體的大容量及可重復使用，使得數碼照片拍攝的隨意性很大。我們不可能把這些大量內容重復、場景相近、質量參差不齊的數碼照片都予以歸檔，必須對收集來的數碼照片進行篩選。大多數拍攝者在拍攝完畢后直接將數碼照片卸載轉存于計算機上，如果在檔案移交時，不加整理，全盤托出地發送或復制給檔案室，檔案管理員對拍攝者的拍攝主題、拍攝意圖不了解，容易致使大批移交的數碼照片因為“拍攝人未知、主要人物不明、拍攝主題不詳”等原因成為一堆電子垃圾，影響后期照片檔案利用的效果。因此拍攝者要負責對自己所拍的照片進行鑒定篩選，同一場景、同一內容的數碼照片只選一張，選擇內容確定、文字說明完整且有典型性和代表性的主要照片歸檔。主要照片應具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點。如全景、近景、特寫、開幕、結束等幾個重要場景，其他重復的、主題不突出的一律刪除。相比2009年照片檔案，2010年我館數碼照片實行該方法后，移交的照片檔案量就由原來的23.5G減少到16.8G。不僅減少了檔案管理員不必要的勞動，也在一定程度上提高了照片檔案利用的效率。
1.2.2文字說明的編寫
文字說明是確保在任意時間范圍內，照片信息的確定性。說明與圖像信息起到相互印證及補充說明的作用，同時便于查找利用。沒有文字說明的照片是“盲片”，經過一段時間后會失去利用與保存價值。文字說明要求用簡潔的語言概括出照片所反映的內容。編寫文字說明應注意可靠性與簡明性。可靠性要求準確、真實、無差錯。簡明性要求文字說明要依據“事由、時間、地點、人物、背景、攝影者”等六要素，概括揭示照片影像所反映的內容。《照片檔案管理規范》要求文字說明做到“文字簡潔、語言通順、一般不超過200字”，但總說明或特殊情況時可超過。文字說明應以“張”為單位編寫，每一張照片都要撰寫說明，一組照片要撰寫總說明。照片和文字說明必須互為參見，文圖配套齊全。筆者認為具體操作方法可按如下程序進行：首先照片收集要成組、成套，每個拍攝專題形成一組照片，建立獨立的文件夾。其次將文件夾和文件名稱與文字說明結合起來。對每個文件夾進行命名，包括時間和所拍攝主題（如：20110500圖書館服務宣傳周活動），形成標題，作為成組照片的說明。最后將文件夾名稱中未盡的成組照片說明文字，在文件夾內用記事本或寫字板等統一格式（word，因軟件存在長期可讀性問題，不推薦使用）對成組照片進行補充說明。例如標注參見號、照片版權、來源等信息。同樣單張照片的說明也可以文件名的形式體現，未盡的補充說明可在數碼照片的“屬性—摘要—高級”所包含的數據項，錄入標題、主題、作者、關鍵字、備注等進行描述。總之不管是成組照片的文件夾名或者單張照片的文件名說明都要注意關鍵詞的使用，用詞簡潔、準確，以方便查看、瀏覽及通過文件名進行檢索利用。