王春玲
（鞍山市圖書館，遼寧[KG*2]鞍山114001）
關鍵詞：圖書館；業務檔案；收集；整理；歸檔
摘要：圖書館的業務檔案在工作中發揮著不可忽視的作用。文章在分析公共圖書館業務檔案歸檔范圍確定的基礎上，從歸檔要求、文件材料立卷和歸檔流程，論述了圖書館業務檔案科學管理的重要性。
中圖分類號：G251文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2013）10-0022-03
收稿日期：2013-09-01
作者簡介：王春玲(1969-)，鞍山市圖書館館員。
1業務檔案歸檔范圍的確定
業務檔案直接來源于圖書館本身，是在圖書館業務工作中形成的，并為一定目的保存下來的各種不同載體的文件材料，能夠全面體現圖書館業務工作的職能活動，并按時間順序加以整理，定期向圖書館檔案室移交，稱之為“歸檔”。
1.1業務檔案歸檔范圍
業務檔案歸檔范圍的確定：歸檔的文件資料必須對本單位和當前社會具有長遠的參考作用、利用價值和研究價值。歸檔的文件資料必須反映圖書館業務部門活動的全過程，要完整、規范、準確、系統。歸檔的文件資料必須遵循職能活動自然形成的規律，保持彼此間的合理聯系。兼顧保存價值、分門別類地組卷，更能準確、全面地反映圖書館業務工作的真實面貌和部門的主要業務活動，以便于查找和利用為原則。
1.2業務檔案歸檔的主要內容和重點
1.2.1歸檔的主要內容要體現圖書館業務發展的規劃和計劃，各項工作執行情況的總結、統計報表、匯報材料和科研成果，對業務工作研究的專項資料和論文、著作及原件，反映圖書館各項工作情況的技術數據，包括歷年的經費變化、文獻的館藏量、購書的情況、借閱的情況等相關數據。材料主要包括：文字材料、圖表、照片和以聲像為載體的檔案及電子文件等。
1.2.2歸檔的重點首先是在業務活動中所形成的不同形式、載體的文件材料，尤其是全局性、綜合性的文件資料。其次才是上級主管部門和其他單位發來的電文及附件。
以鞍山市圖書館為例，為了加強業務檔案的管理工作，我館于2008年下發〔2008〕18號《關于鞍山市圖書館檔案管理辦法》（試行）和〔2008〕61號關于印發《鞍山市圖書館業務檔案歸檔的有關規定》的通知文件，在此文件中明確規定了業務檔案的歸檔范圍，使我館業務檔案走上了規范化、制度化，使管理者在指導工作和評估定級中起到了不可估量的作用。
2業務檔案的歸檔要求
2.1對上級主管部門下發的文件和材料歸檔內容
針對圖書館工作和事業建設政策性和法規性的文件，包括通知、決定、規定、指示、規劃、標準、規范和規則等。上級主管部門負責召開的有關對圖書館業務工作具有指導性的會議文件材料，包括會議記錄、文件、報告、紀要、總結和經驗等。
2.2本館業務部門工作形成的文件和材料歸檔內容
各業務部門所承攬的大型業務活動的工作計劃、通知、工作總結、調查報告和工作經驗材料。館務工作會議記錄、館務的工作日志和圖書館大事記。圖書館各項業務工作崗位責任制、業務工作規章制度與工作細則。圖書館各項業務活動的統計報表，包括月、季和全年的統計報表、統計臺賬及有關統計分析和說明材料等。對報道有關圖書館各項業務活動的平面載體、新聞載體、網絡載體、照片以及重要的讀者來信等。圖書館關于業務方面的外事活動，對到館參觀的來訪記錄、題詞與贈禮等。
2.3學術研究檔案
2.3.1主要內容。在省級以上刊物發表的專業論文、重要的學術會議獲獎論文、專題課題的服務成果和應用成果。
2.3.2歸檔要求。針對圖書館業務工作的學術論文成果作為科研重要內容保存歸檔，雖不能做到有文必檔，但要求歸檔的論文要有質有量，具有保存和參考價值。對那些具有高影響力和高水平的論文歸檔要完整系統。
2.3.3對聲像、實物的檔案歸檔范圍。圖書館業務部門在各項活動中形成的有保存價值的照片、錄像、錄音、電子出版物及獲得上級和其他有關部門頒發的證書、牌匾、獎杯、獎牌等。
2.3.4技術檔案。技術檔案主要包括圖書館現代化管理的各項規章制度及一些操作規程、參數的各項設置。固定資產、各種設備的購置時間、來源、價格、品牌與保修時間的原始記錄與設備維護記錄，各類設備的性能及其運行情況等材料。
以鞍山市圖書館為例，我館的業務檔案是制定規劃、科學決策、總結工作和開展學術研究的重要憑據。其內容主要包括：上級主管機關文件檔案、讀者服務工作檔案、基礎業務工作、學會工作檔案、研究輔導與協作協調檔案、讀者活動檔案、學術研究檔案、業務統計檔案、照片、聲像、分館建設檔案、技術檔案、實物檔案等。同時，我館對各業務部門的建檔分工有了明確的規定。例如，業務中心的任務分工是：學會檔案、學術研究檔案、基層輔導與培訓檔案、崗位培訓與繼續教育檔案、分館建設檔案、業務統計檔案。